作者/山口拓朗

来源/《概括力：三步学会精准表达》

在职场中，对接沟通、做方案、升职、涨薪等都离不开跟上级汇报。（今天为大家准备了周末福利，记得看到最后哦！）

但是在工作中，很多人都不喜欢、甚至有些抵触跟上级沟通，既不知道跟上级说些什么，又不喜欢接受上级的灵魂拷问。导致很多职场人，干了很多活儿，却一直得不到晋升，也没有被认可。

“日报”、“月报”、“季度报”、“年报”等等这些日常工作，应该如何做才能出彩，也很容易被人忽略。

在汇报工作时，大家有两种普遍的表达方式：

表达方式①

今天我想着就前几天的活动去各个公司登门致谢，然后到A公司时，正好碰到了王先生……

聊着聊着，我就说到了我们公司的“元气花园”（商品名），然后王先生说他想和我们一起做这个项目。他本身就很擅长网络推广……关于这件事，您方便抽空谈谈吗？

表达方式②

跟您汇报一下关于 A 公司的王先生想参与我们公司的“元气花园”项目，帮助我们销售的事情。他说可以帮助我们制作销售网页，通过网络媒体扩大宣传等。请问，您可以和他见一次面，聊聊这件事吗？

哪种汇报形式更简明易懂呢？很明显，大家会选第二种。究其根本原因就在于概括力的差异。

如何提高自己的概括力，更高效地跟上级汇报，《概括力：三步学会精准表达》从收集信息、整理信息、传达信息三个环节，给出了方法。

看完让你起码少走5年弯路！

1

满足需求，准确收集有效信息

1.满足对方的需求

了解上司需求的最佳方法便是与对方交谈。我们要勇敢地与上司交谈，哪怕是闲聊。在与对方交谈的过程中，我们便可以慢慢地引导对方给出以下问题的答案。

• （他）想了解什么？

• （他）想做什么或者我做什么会让他开心？

• （他）有什么烦恼？

• （他）有什么困难？

• （他）为何事感到不安？

• （他）因何事感到不满？

• （他）有什么还未解决的问题？

• （他）有什么想要的东西？

• （他）对什么感兴趣？

• （他）有什么开心的事情？

• （他）有什么想实现的目标？

• （他）有什么即使花很多钱也想得到的东西？

收集到这些答案，便了解了上司的需求。

2.想象对方理想的反应

当向上司传达某种信息时，你会预想一下对方的反应吗？即你对对方的反应感兴趣吗？更进一步说，你是否想过对方最好能给予什么样的回应？

其实，如果你想要达到某种目的，就不能把对方的反应交给对方，而是应该由你自己决定对方的反应。在向上司汇报前，你是否想过他会有何反应？如果没有，就说明你不擅长表达。其实，人类的大脑本身具有很强的导航功能，只是你没有将其充分发挥出来。

在向上司汇报时，你想得到的理想回应是什么？“哇，这主意不错，我们赶紧试试吧！”我想你想要的应该是类似这样的回应。如果是的话，你就一定要下定决心：“我一定要让他们这样回应。”

决定对方的反应 = 描绘具体的想象

我们的大脑有一个导航系统，可以引领我们实现自己想要的目标。设定“得到对方认可”这一目的（目标）时，真实地想象（决定）一下“对方做出的理想反应”，会让我们更容易地得到想要的结果。

3.总结对方的个人特征

如果你不仅清晰地了解上司的意见和心情，还精准地了解对方的人品、性格、气质等个人特征，便可以完成高质量的输出汇报。

要想看清上司的个人特征，不仅要斟酌他的说话内容，还要观察他的姿态和表情等。因为有时这些比语言更能展现一个人的真实想法。

你的直属上司是个什么样的人？要想看清对方的个人特征，就必须充分运用听觉和视觉，仔细观察对方。下面列举性格完全不同的两个人加以说明。

刘总

• 总是主动与下属打招呼，积极与下属沟通；

• 总是朝气蓬勃，给人带来欢乐，喜欢与人聊天，除工作相关事宜外，也常与下属闲聊；

• 擅长鼓励员工，总能鼓舞士气，让员工充满工作热情；

• 重视提高顾客的满意度；

• 重视工作过程，而非一时的数据；

• 喜欢看足球比赛和登山。

李总

• 不主动与下属打招呼，很少与周围人交流；

• 总是不苟言笑，只聊工作，从不闲聊；

• 总是严词训人，控制欲强；

• 重视不断取得一个个短期的成果；

• 不看过程，只凭数据判断一个人的工作情况（尤其看重指标的完成度）；

• 总说自己的兴趣就是工作。

通过列举的方法，分别将他们的个人特征详细地写下来，这样就能看出具体的不同之处。他们二人的个人特征没有绝对的好与坏，因为个人特征存在差异是理所当然的。

清晰地了解对方的个人特征，可以帮助我们完成更好、更有价值的输出。例如，最重视客户满意度的刘总和只看数据来判断下属工作的李总，他们需要的信息完全不同。

如果你做一份关于客户满意度的报告，刘总会听得津津有味，李总则丝毫不感兴趣，他肯定会问你：“对了，这个月的销售额是多少？”所以，向李总做汇报时必须时刻注意数字，告诉他近期是否取得了一些成果。如果还未取得成果，最好准备一些近期内做出一定销售额的想法（结合数据）。

有人说：“工作中无须了解个人特征！”其实，这种想法是错误的。社会是由人际关系构成的。为了建立良好的人际关系，保证工作的顺利进行，了解一个人的信息（个人特征）是极其重要的。

2

设立目标，用倒推法整理

工作场合要求的是快速、明了。

提供有价值的信息是向上司汇报的关键。因此，我们需要在明确目标后，用倒推法整理信息。

举个例子，假设你被外派到M公司工作半年，外派结束后，你要向上司汇报工作。

起初感觉很难融入，与部门同事之间的沟通都很困难。公司内部的氛围倒是不错，只是感觉部门与部门之间不太融洽……所以，有很多事情不太顺利。

概括能力弱的人很容易这样表达，一直在喋喋不休地阐述自己的个人感受。这种汇报方式很可能会被直接打断，上司会说：“我不想听你读日记，直接告诉我成果。”

而概括能力强的人会首先设想上司想听到怎样的汇报。也就是说，他们会先设立目标，进而整理信息，以合适的形式进行阐述。

从“上司想听的报告”进行倒推，整理信息。

• 想听的报告①：M公司有哪些问题和难题。

• 想听的报告②：（外派员工）在 M公司实施了哪些解决方案。

• 想听的报告③：实施解决方案后取得了哪些成果（效果）。

如上，按照上司的需求将信息进行分类整理，再按顺序整理好，就能呈上一份令人满意的工作报告。比如：

M公司主要有A、B两个问题【①】。针对问题A，我建议他们采用“〇〇”的解决方案【②】，半年后销售额增加到△%【③】。

针对问题B，我建议他们采用“□□”的解决方案【②】，半年后取得了“◇◇”的成果【③】。

这种表述就与之前的表述截然不同，全部是上司想知道的信息，而且顺序合理，很好理解。

如果再加上一句总结的话，比如在这半年外派期间学到了什么、M公司有哪些值得学习的地方等，上司兴许会更加满意。如果按照上司想听的顺序排序，这些内容可以排在第4位和第5位。

无论你在外派期间多么努力，工作多么出色，如果汇报时不能简明扼要地传达要点，便会让上司觉得你没有尽职尽责地工作。因此，我们需要事先了解清楚对方的需求，在此基础上认真整理信息。

关于外派期间工作汇报的分类及优先顺序如下：

• 应该向M公司学习的地方→优先顺序 5

• 外派半年期间学到的东西→优先顺序 4

• M公司存在的问题和难题→优先顺序 1

• （外派员工）在M公司实施的解决方案→优先顺序 2

• 实施解决方案后的效果（变化）→优先顺序 3

3

详略得当，有条理地传达

不善表达的人往往具有某个特征：要么话太多，要么话太少。话太多，其实是在剥夺对方的时间。“话太少”则意味着没能给予对方充分的信息。

“事件 + 结论优先”法、使用数字与专有名词、抽象化概括，这3个小方法，可以帮助你详略得当，更有条理地向上司传达信息

1.“事件 + 结论优先”法

“事件 + 结论优先”法是一种非常好的谈话技巧，在汇报时使用可以让你事半功倍。

① 事件（现在要讲的事情的全貌）

② 结论（想要传达的事情的核心）

③ 理由（为何得出此结论）

④ 详细（如何具体实施）

按照以上①—④的顺序传达事情，上司可以更好地理解。

阅读下文呈给上司的两份电视广告方案，便可看出“事件 + 结论优先”法的技巧性。

两份广告方案都是为了宣传一种新型的多功能包。这种包的设计是为了满足当前智能商务模式的需求，以下称该包为智能商务包。

A先生（无逻辑式地表达）

我觉得现在很流行“空间碳酸水”（一种饮料名），我也很喜欢喝。虽然碳酸水整体的销量有所下滑，但是“空间碳酸水”的销量却一直在持续增长。喝一口“空间碳酸水”，那种快感简直绝了。说这么多，其实也只是我的个人意见，但我还是觉得它和新型的多功能智慧商务包很吻合。对了，因为这种碳酸水可以给人饱腹感，没时间吃午饭的时候喝它也很有用……

B先生（用“事件 + 结论优先”法表达）

【①事件】赵总，关于新型的多功能包——智能商务包的广告制作，我有一个提案。

【②结论】与 C公司的人气商品“空间碳酸水”合作怎么样？

【③理由】“空间碳酸水”很受职场人欢迎。将智能商务包和“空间碳酸水”结合，可以直接明确目标人群，满足需求。

【④详细】具体方案是：在男模特从智能商务包中取出笔记本电脑时，镜头拍到了他偷偷放在包里的“空间碳酸水”；或者，让模特右手拿着智能商务包，左手拿着“空间碳酸水”，潇洒地漫步于王府井。

A先生 表达时毫无逻辑，只是随心所欲地说出了自己想说的话。因为他自己都没有抓住信息的核心，听者自然更是一头雾水。如果上司发火抱怨根本听不懂他在说什么，似乎也在情理之中。而B 先生 使用了“事件 + 结论优先”法，条理清晰，令人信服。最重要的是，他清楚地阐述了这个广告想要表达的东西。

在B先生 的表达框架中，最重要的便是“①事件”和“②结论”，因为先告诉对方“什么事”和“怎样的结论”，可以让对方抓住谈话的大纲。

另外，对“②结论”来说，“③理由”不可或缺。在结论后面附上合理的理由，可以保证表达的逻辑性，增加说服力。

而“④详细”这一部分，我们可以阐述具体例子、感受、事情等，也可以加入相关数据或者补充事项。与①—③相比，④的约束性更少，自由度更高。

如果还要进一步深入讨论，可以继续按“详细 1 →详细2 →详细 3”的顺序阐述。

2.使用数字与专有名词

“总经理，明天人会少一点儿，时间怎么办？”

这是概括力较弱者的说话方式。

明天有什么事？“一点儿”是指多少？“时间怎么办”是什么意思？这样的表达让人很难理解你在说什么。科长可能一听就会发火。

“总经理，明天的营销会议，因为参加者少了 2 人，现在共有 5 人参加。原定时间是从 11 点到 11 点半，可以吗？”

只要将事情详细说明，总经理应该就不会生气。这种表达方式与前者有两点区别：

① 弥补了“话太少”的缺点；

② 使用了“数字”和“专有名词”

只要意识到这两点，你就能大幅度提高信息的传达效果。

传达信息，有时需要抽象化概括。

举一个工作中的例子，以下是一名下属向上司汇报当天工作时说的话。

今天，我联系了各赞助商，在打电话向A公司负责人说明了远程项目变更的地方之后，又通过线上会议的方式向B公司负责人说明了远程项目变更的地方。之后，我又按约定将25箱商品运到D公司仓库，完成交货。然后去了C公司，向负责人说明了远程项目的事。

这样的表达过于具体，给人一种冗长乏味的感觉。也许有的上司喜欢这种具体的汇报，但如果是喜欢简洁汇报的上司，你便万不可采用这样的表达方式。

那么，再看一则简洁的汇报。

今天，我分别向三家赞助商的负责人说明了远程项目变更的地方，还如约将25箱商品交至D公司仓库。

怎么样？这份汇报将A公司、B公司、C公司概括为“三家赞助商”。之前出现3次的“远程项目”和“负责人”也只用了1次，这样的表达不仅用词少了一半，也更加简明易懂。

©以上内容整理自《概括力：三步学会精准表达》（作者【日】山口拓朗，译者冯元，中信出版社出版），版权归作者及本书所有，转载或引用请务必标明来源及出处。

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